A implantação de sistemas de gestão em grandes empresas é um desafio, tanto para a empresa que efetua o serviço quanto para os usuários. Nas imobiliárias não é diferente. Tratar a gestão da mudança exige diversas habilidades técnicas e comercias dos Analistas de Implantação.

Neste artigo iremos tratar sobre como a Vista Software realiza a implantação do sistema de gestão comercial, em imobiliárias de médio e grande porte. Neste sentido, iremos discorrer sobre as etapas que contemplam o processo implantação com migração, desde a análise do banco de dados até o checklist pós implantação.

1-Análise do banco de dados

A migração de dados é o que efetua o transporte das informações do sistema anterior para o novo. Ela é relevante principalmente para imobiliárias com mais de 500 imóveis em sua carteira. No caso de grandes imobiliárias, esse número pode superar 20 mil imóveis, tornando-se inviável o processo de cadastramento manual das informações.

Antes mesmo da contratação da ferramenta, existe uma etapa de análise de viabilidade da migração dos dados. Esta etapa é dispensada apenas para sistemas homologados e previamente autorizados pela equipe de Migração. Após a análise, a Vista emite um documento, informando quais as informações do banco de dados (BD) foram identificadas e serão migradas. Caso haja algum campo que não seja identificado, seja por insuficiência de dados (banco incompleto), ou por outro detalhe, ficará destacado no documento de análise para a definição do cliente, de forma que o mesmo fique confortável para a contratação.

Os desafios nesta etapa são relativos ao processo de solicitação do BD junto ao antigo fornecedor. Geralmente há certa insegurança no momento de informá-lo sobre a intenção da mudança de software. É recomendado que todos os atores do processo tenham ciência da movimentação, havendo transparência por parte da contratante junto ao fornecedor anterior. No entanto, caso prevaleça a insegurança, recomendamos que se documente toda a comunicação durante o processo.

Eventualmente pode ocorrer certa morosidade por parte do antigo fornecedor, para a disponibilização do BD, impactando no cronograma. Sugere-se que o assunto seja tratado como a solicitação de um serviço, de disponibilização do conteúdo, que é de fato e de direito, propriedade da contratante.

2-Definição do cronograma de implantação

Após a contratação do sistema, o Analista de Implantação responsável irá definir um cronograma de implantação em conjunto com os responsáveis pela imobiliária. As etapas estão dispostas conforme o diagrama de Gantt.

3-Migração Provisória

Existem dois momentos de migração: Provisória e Definitiva. O objetivo principal de se ter duas etapas de migração é de garantir que os usuários não precisem cadastrar informações simultaneamente em dois sistemas, algo dispendioso e suscetível a falhas de cadastro. Portanto, a Migração Provisória disponibiliza o sistema para a auditoria dos dados, bem como para as configurações e ajustes, conforme as regras de negócio da imobiliária.

Nesta etapa o Analista de Migração responsável efetua pela primeira vez a rotina de migração. São verificados todos os campos destacados no documento de Análise de BD, de forma se efetue a etapa de forma plena. O sistema é liberado ao Analista de Implantação, que efetuará junto ao cliente a etapa de auditoria de dados. Nesta conferência é possível verificar se todas as informações foram migradas de acordo com o documento de análise.

4-Configuração do Site

Para desenvolver o novo web site, o cliente ou pode optar pela nova plataforma de sites da Vista, desenvolvida em WordPress, ou contratar uma agência de sua preferência. A principal vantagem do WordPress é a autonomia que se dá para imobiliária com relação sua versatilidade. É possível alterar o site sem a necessidade de conhecimento técnico especializado.

No caso de contratação de terceiros, muitas vezes em função do prazo necessário para criação, são utilizados os sites da plataforma da Vista até a finalização e publicação do projeto terceirizado. No caso do cliente optar pela plataforma de sites da Vista, o Analista de Implantação efetua o setup do novo site da imobiliária, onde serão definidos os Banners animados, os destaques da home, bem como as cores e as informações da empresa e de contato. É possível criar páginas adicionais, bem como personalizar de acordo com cada estilo.

5-Configuração do Sistema

A tecnologia pode ajudar muito mais quando esta é adaptada aos processos de negócio da imobiliária. E todas imobiliárias necessitam de uma ferramenta de gestão com versatilidade, em especial as maiores empresas.

Portanto, com o Vista é possível configurar uma série de elementos, a saber:

• Privilégios de Acessos, Agências, Equipes e Usuários;
• Configurações Gerais;
• Configurações de Lembretes;
• Configurações de Layouts;
• Integração de Portais;
• Etc.

6-Aprovação do Cliente

Os responsáveis pela imobiliária devem verificar se o sistema está de acordo com o solicitado. Para tanto é dado o ok aos ajustes efetuados para o seguimento as próximas etapas do processo. É importante que os principais gestores da empresa sejam envolvidos, para alinhamentos das regras de negócio.

Um descuido comum é quando esta etapa é superada sem a devida validação pelos principais atores do processo. Este cuidado deve ser tomado para evitar retrabalho e atraso no processo de implantação.

7-Primeira Etapa de Treinamento

Nesta etapa o sistema é disponibilizado pela primeira vez aos usuários. O objetivo é que testem à vontade, sem necessidade de preocupar-se com a integridade das informações. Desta forma todos ficam mais confortáveis para operar a ferramenta.

O objetivo também é fazer uma apresentação focada nas vantagens da ferramenta, para fomentar um maior engajamento dos usuários, para que os mesmos percebam valor na troca do sistema, superando a natural resistência à mudança. Recomenda-se efetuar o controle dos presentes com uma lista de participantes do treinamento.

8-Migração Definitiva

O momento mais especial da implantação é a Migração Definitiva! Isto porque a partir deste momento o sistema oficial passa a ser o Vista. A segunda etapa de migração é realizada, de forma definitiva, para que os dados do novo sistema estejam 100% atualizados.

A partir deste momento é aconselhado que a utilização do sistema anterior fosse descontinuada, em especial pelos corretores, de forma que somente utilizem o novo sistema. Algumas empresas, ao cederem à pressão dos usuários, mantendo dois sistemas, incorrem num sério risco durante a implantação. Portanto recomenda-se fortemente o bloqueio do sistema anterior nesta etapa.

9-Publicação do Site e Portais de Imóveis

Novo site no ar! Uma excelente oportunidade para trabalhar a divulgação da imobiliária. Atualizar o sistema e o site provoca um efeito motivador na empresa, mobilizando todos os departamentos.

Após a Migração Definitiva, com o novo sistema 100% atualizado, é ativada a sincronização com os Portais Imobiliários, de forma que a ferramenta centralize os cadastros, evitando retrabalho.

É difícil de acreditar, mas muitas empresas ainda têm processos com retrabalho. E a tecnologia deve tornar os processos mais ágeis e enxutos. Portanto a integração do site da imobiliária, bem como a sincronização com os portais devem ser efetivados nesta etapa.

10-Segunda Etapa de Treinamento

Para consolidar o conhecimento dos usuários na ferramenta, a Vista ministra duas etapas de treinamento para as implantações com pacote de customizações. Nesta segunda etapa de treinamento os usuários trazem suas dúvidas ou problemas, auxiliando aos demais no sentido de que se tenha um treinamento participativo e com muita efetividade.

No caso de empresas de grande porte das cidades onde a Vista possui sede, esta etapa pode ser realizada presencialmente, para as demais regiões o serviço de treinamentos presenciais pode ser solicitado durante a contratação do sistema.

11-Checklist Pós Implantação de Sistemas

Após que se findem todas as etapas do processo de implantação a Vista efetua um checklist com o responsável pelo sistema na imobiliária. São verificadas se todas as etapas foram cumpridas e é solicitada uma avaliação dos serviços. Caso alguma solicitação durante o processo não fora executada, deve ser informado no checklist que será auditado para garantir a entrega do escopo do processo de implantação.

Esta é uma garantia de que será entregue uma melhor experiência para o cliente. Com as avaliações a Vista aprimora seus serviços, aplicando a melhoria contínua. E os Analistas de Implantação ficam sempre atentos e focados para que o processo transcorra da melhor forma.