A arte de fazer acontecer – mesmo na pandemia
A primeira grande pandemia do século está causando, e ainda causará, danos imensuráveis. Além dos danos visíveis na saúde e economia, um outro dano silenciado pela dor que os dois anteriores causam, é o da mudança drástica da rotina de trabalho de grande parte da população mundial.
A princípio, tal alteração não se apresentou tão complexa devido ao desenvolvimento de tecnologias que hoje visam facilitar a comunicação e aproximar as pessoas. Mas a rotina do trabalho em home office, tendo a auto gestão como ferramenta primária, gera dificuldades à diversos profissionais. Com isso, passou a ser comum as pessoas buscarem formas de facilitar esse gerenciamento pessoal para manter a qualidade do trabalho e até mesmo sua saúde mental.
É muito comum, nestas pesquisas, chegarmos ao livro clássico: “A Arte de Fazer Acontecer”, do escritor norte-americano David Allen, que já na sua segunda versão de 2016, reforça o método GTD.
Mas o que seria GTD, afinal?
GTD é uma sigla em inglês para a frase “getting things done”, que, traduzida livremente, quer dizer: fazer as coisas acontecerem.
Admito que não se trata de algo tão simples. Cito meu exemplo: sou alguém que sempre teve dificuldades com organização e trabalhar fora de casa define bem a separação entre as obrigações domésticas e agenda e tarefas do trabalho. Com esta extensão de mais de um ano de home office, as coisas começaram a se misturar bastante. Entretanto, preciso frisar que o resultado de colocar em pratica alguns dos métodos básicos, geraram resultados que valem a pena.
O objetivo central do livro e o método GTD é deixar sua mente livre. Sem a necessidade de gastar energia pensando em multitarefas ou no próximo passo que deve ser realizado. Passar a utilizar seu cérebro para ter ideias e realizações e não apenas para armazenar coisas.
Ferramentas e hábitos
Será muito comum, em pesquisas pelo método GTD, encontrar imagens como a abaixo para explicar o fluxo:
Em resumo, está de acordo com método apresentado na obra de David Allen. Mas neste artigo, vou lhe repassar na pratica as ferramentas e hábitos que coloquei em meu dia a dia para contemplar esse ciclo ilustrado acima.
Começando pelas ferramentas, trago o básico que você precisa ter: uma agenda ou um calendário, uma lista de tarefas (preferência em Kanban), um editor de notas (Evernote, por exemplo) e uma caixa de entrada.
A caixa de entrada compreende os meios físicos ou virtuais, que serão as formas de recebimento das demandas. Sua caixa de e-mail, whatsapp e comunicação interna da empresa.
Todas as coisas que você precisa, de alguma forma, decidir se você vai fazer ou não, entram na sua caixa de entrada. E assim temos o primeiro hábito GTD: a captura.
Na lista de tarefas você deve guardar as próximas ações e as coisas que você precisa fazer. Para isso indico duas ferramentas: Calendário para reuniões e agendamentos e uma ferramenta de tarefas estilo Kanaban, como Trello, por exemplo, que é gratuito.
Após esta organização, vale a avaliação de tudo que foi capturado: Isso exige uma ação? Caso sim, e ela leva menos de 5 minutos, execute na hora, esta é uma indicação bem importante do GTD.
Caso não seja possível, gere os agendamentos necessários em sua agenda e detalhes do que precisa ser feito para esta tarefa dentro do seu controle de atividades.
Os dois hábitos finais deste ciclo são: o de fazer as coisas e o de revisar as suas listas de tarefas, o seu calendário. A ideia é que pelo menos duas vezes por semana você revise todas as listas, consiga retirar a preocupação de estar perdendo algo, e foque apenas nos andamentos e soluções das suas demandas.
Finalizamos por aqui?
Este é um resumo prático de uma obra que não foi idealizada somente para o momento que vivemos hoje, mas que encaixa perfeitamente para facilitar os desafios atuais.
A leitura do livro completo, bem como aprofundar nos estudos em cada método proposto, pode gerar ainda mais insights de como melhorar sua organização e por consequência o seu desempenho profissional.
Guilherme Bueno
Customer Success Analyst
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